أصبحت المكاتب المفتوحة هي الخيار الأمثل في بيئات العمل، وهذا يرجع إلى المزايا العديدة التي توفرها الشركة والموظفين سواء على مستوى الأداء أو المساحة على حد سواء، حيث تعزز من بيئة العمل وتجعلها أكثر انفتاحًا وتكيفًا، وتساهم بشكل فعال في تعزيز التعاون والتفاعل الإيجابي بين الموظفين، مما أصبحت تمثل أفضل الأسس الرئيسية في أماكن العمل، لذلك سوف نُطلعك على أهم مزايا المكاتب المفتوحة عبر متجر رؤيا.
مزايا المكاتب المفتوحة وكيف تساعد في تبادل المعرفة
تتعدد مزايا المكاتب المفتوحة لما لها من دور مؤثر وفعال على الموظفين وبيئة العمل، لتعزيز التعاون وتبادل المعرفة في جو داعم ومميز، وتكمن المزايا الحقيقة لهذا المكان في:
- العمل على تعزيز التعاون بين الموظفين وخلق علاقة ترابطية بينهم تساعدهم على التمسك ببيئة العمل.
- تبادل الأفكار والمعرفة، مما يساعد على الوصول إلى الحلول المبتكرة.
- تعزيز الموظفين وتشجيعهم على العمل بصورة أكثر تفاعلية.
- تقليل الحواجز بين الموظفين، مما يعزز على التفاعل اليومي بينهم على جميع المستويات.
- تبادل الخبرات بين الموظفين من مختلف الأقسام، وهذا بدوره يساعد على التعامل مع مختلف المشكلات بصورة أسرع وإيجاد الحلول اللازمة للتعامل مع المشكلة القائمة.
- سهولة الوصول إلى الموظفين وقت الحاجة، للحصول على معلومات أو لمناقشة مشكلة أو فكرة وغيره.
- تحسين الشعور بالانتماء داخل الفرد، وذلك لأنه يزرع الشعور داخلهم بأنهم جميعًا جزء من فريق واحد.
- هذه المكاتب تعمل على خلق بيئة عمل ديناميكية وتفاعلية تشجع على التفاعل الفعال بين أعضاء الفريق، مما ينعمس ذلك على بيئة العمل بالإيجاب وتساهم في نموها واستدامتها.
عيوب المكاتب المفتوحة
بالرغم من تعدد مزايا المكاتب المفتوحة، إلا إن هناك بعض العيوب التي قدّ لاحظها الموظفين وأصحاب الشركات والتي قدّ تؤثر على بيئة العمل، ولعل من أهم هذه العيوب:
- أحيانًا كثيرًا يكون من الصعب على الموظفين التركيز بسبب كثرة عوامل التشتت مثل الأصوات العالية والضوضاء والحركة والمحادثات بين الزملاء وغيرها من الأمور، وبالتالي يؤثر هذا الأمر على إنتاجية الموظفين خاصةً إذا كان العمل يتطلب التركيز في أمور معينة.
- انعدام الخصوصية بين الموظفين سواء فيما يتعلق بالمسائل الحساسة التي تتعلق بالعمل أو المكالمات وغيره، مما يجعلها غير مناسبة للأعمال التي تتطلب الخصوصية مثل البنوك وغيره.
- أحيانًا كثيرًا تكون مساحات العمل المفتوحة هي مصدر للصراعات بين الموظفين، وذلك لأنها تكون سبب في التوتر والاختلافات، مما يخلق نوع من الفوضى في بيئة العمل.
- الأشخاص الذين يتأثرون بما يدور حولهم من الأحداث، ستكون المكاتب المفتوحة بمثابة مصدر إزعاج بل وتقلل من تحفيزهم على العمل.
- قدّ يكون من الصعب إدارة لفريق والتحديات بسهولة مقارنة بالمكاتب المغلقة، مما يتسبب في صعوبة التنسيق في أوقات كثيرة.
- شعور الموظفين بأنهم مراقبون من قبل زملائهم أو رؤسائهم، وهذا يخلق الشعور بعد الراحة بل ويؤثر على الأداء بشكل كبير.
- عدم القدرة على ممارسة المهام التي تتطلب بيئة عمل هادئة، لأن هذه المكاتب تكون غير ملائمة لها.
استراتيجيات إدارة المكاتب المفتوحة
يجدر بنا الإشارة إلى أهم الاستراتيجيات المستخدمة لكي يتم إدارة المكاتب المفتوحة بالشكل الصحيح:
- تخصيص أماكن للعمل: يجب تحديد أماكن مخصصة للعمل الفردي وأخرى للعمل الجماعي، لتوفير بيئة العمل الملائمة لكل وظيفة.
- تزويد مساحات العمل بكافة الوسائل التكنولوجية المطلوبة لأداء المهام مثل الكمبيوتر وفتحات لمرور الأسلاك وغيره.
- لا بُد من تصميم أنظمة الغرض منها هو متابعة وإدارة الموظفين للتأكد من أدائهم للمهام المطلوبة منهم.
- يجب على المختصين مراقبة مصادر ومستوى الضوضاء، ثم العمل على إدارة هذه المصادر لضمان توفير بيئة عمل مريحة أقل تشتتًا.
- الحرص على تشجيع ثقافة التعاون وتبادل الثقافات ولكن في إطار منظم دون التسبب في ضوضاء أو تشتت للزملاء بالعمل للحفاظ على التركيز.
- لا بُد من توفير مستوى مناسب من الخصوصية لكل موظف ليتمكن من أداء مهامه وإجراء مكالماته المهنية بشكل أكثر خصوصية.
- ضرورة الاهتمام بالجانب النفسي للموظفين، وذلك من خلال توفير وقت للراحة يوميًا والتقليل من مصادر التوتر والقلق في بيئة العمل.
- تخصيص وقت محدد لإداء الأنشطة الغير رسمية، ومساعدة الموظفين على تنظيم الفعالة الاجتماعية، لتعزيز روح التعاون بين أعضاء الفريق.
- لا بُد من تقديم التوجيهات والإرشادات اللازمة للموظفين سواء فيما يتعلق بإدارة الفريق أو المهام المطلوبة منهم.
- يجب مراقبة أداء الموظفين باستمرار مع إجراء التعديلات اللازمة التي تساهم في تنظيم بيئة العمل.
- تشجيع الموظفين على الابتكار وذلك من خلال تحديد حوافز وجوائز بين الحين والآخر.
- مراعاة توفير أثاث مكتبي عالي الجودة ومريح، مع التأكد من التهوية السليمة والصحية.
- ضرورة وجود إضاءة طبيعية في بيئة العمل لتحفيزهم وبث النشاط داخل الموظفين.
إن مزايا المكاتب المفتوحة لا تقتصر على جانب واحد فحسب، فهي ترتبط بالجانب الوظيفي والعملي والتعاوني على حد سواء، بل وتنعكس على الموظفين بشكل مباشر، مما يجعلها أكثر من مجرد بيئة عمل بل تزرع بداخلهم حب العمل والانتماء إلى هذا المكان.
اقرأ أيضًا: