ليست هناك شركة أو مؤسسة تخلو من طاولات إجتماع، فهذه الطاولات هي المساحة المُخصصة لمشاركة الموظفين بأفكارهم ومقترحاتهم مع مدرائهم أو رؤساء العمل، وتُستخدم أيضًا في عرض خطط العمل المستقبلية للشركة مع بعضهم البعض؛ لذلك يجب اختيارها بمواصفات جيدة ومناسبة، فهي تساهم بشكل كبير في توفير البيئة الملائمة للموظفين وتحفيزهم للإبداع والمشاركة بحماس أو العكس،
كيفية اختيار طاولات إجتماع مناسبة؟
عند ذِكر طاولات إجتماع يتصور لك الاعتقاد السائد بأنها مجرد طاولة تقليدية لاجتماع موظفين الشركة من حولها، لكن الأمر ليس عاديًا إلى هذا الحد، فاختيار هذه الطاولات ليس أمرًا سهلًا، بل يتطلب النظر في مجموعة من النقاط ووضعها في الاعتبار، ونستعرض معايير اختيار هذه الطاولات من خلال الآتي:
- مساحة الغرفة:
ضع في اعتبارك حجم الغرفة بما يتضمنه المساحة المقتطعة للأبواب والنوافذ وغيرهما، فلابد من اختيار طاولة مناسبة مع مساحة الغرفة وفي الوقت نفسه تمنح المساحة الكافية للتجول في الغرفة من قِبل الموظفين، حيث لا يمكن اختيار طاولة كبيرة يصعب في وجودها دخول وخروج الأشخاص إلى مقاعدهم أو تحرك رئيس العمل في أرجاء الغرفة بالأريحية الكافية.
- مصادر الطاقة:
يجب توفير أكبر عدد من المقابس الكهربائية ومصادر الطاقة؛ لأن غرف الاجتماعات تتطلب استخدام الكثير من الأجهزة الإلكترونية كالبروجكتور وأجهزة الكمبيوتر، ولتنظيم طاولة الاجتماع وتجنب الفوضى يجب ترتيب الأسلاك الكهربائية في زاوية واحدة من الغرفة؛ لتسهيل الحركة والتنقل في الغرفة من قِبل الموظفين.
- المقاعد:
الكراسي من القطع الهامة التي لابد من توفيرها بمواصفات مرنة وداعمة للجلوس المُريح، فلابد أن تكون بعدد كافي للموظفين، كما يجب أن تكون مُرفقة بمساند للذراعين وبظهر طويل يستوعب الظهر والرقبة كاملًا، وذلك مع ضرورة تنسيقهم على مساحة كافية لكل كرسي؛ حتى يتمكن كل فرد من الجلوس واستخدام الكرسي بأريحية.
- التصميم:
حدد الشكل المُفضل لديك من الطاولات، فهناك طاولات دائرية، ومستطيلة، وأخرى تأخذ شكل القارب وغيرها تعبر عن مضمار السباق، ولكلٍ منها تأثير مختلف عند تنسيقها في غرفة الاجتماعات الخاصة بك، ثم حدد اللون الذي يتماشى مع دهانات الغرفة سواء كانت ألوان زاهية أو ألوان داكنة، كما أنه عليك اختيار تصميم متوافق مع القطع الأخرى الموجودة بالغرفة، سواء كانت بتصميمات عصرية أو كلاسيكية.
يوفر متجر رؤيا تشكيلة من أجود أنواع الأثاث المكتبي، حيث يمكنك تجهيز طاولات إجتماع ومقاعد فاخرة من خلاله، ويعتبر كرسي ثابت HB-2006 من متجر رؤيا من أفضل الخيارات المناسبة للطاولات والمكاتب، فهو مُصمم بشكل راقِ بلمسات فنية فخمة، كما أنه يوفر الراحة المطلوبة للجلوس لفترات طويلة، مع ضمان السلامة للرقبة والظهر للمستخدمين، وهو مصنوع من خامات عالية الجودة وطويلة العمر.
العناصر الأساسية بغرفة الاجتماعات
قد تعتقد أن غرفة الاجتماعات تتكون من طاولات إجتماع ومقاعد من حولها فقط، لكن الأمر يتطور إلى أكثر من عنصر آخر، حيث تتكون هذه الغرفة من مصادر إنارة وأجهزة إلكترونية وغيرهما من القطع التي لا يمكن الاستغناء عنها، ولمساعدتك في تجهيز الغرفة الخاصة بك دعنا نوضح مكوناتها كالآتي:
- الأثاث المكتبي:
يجب أن تتضمن الغرفة طاولة كبيرة بما يكفي لتغطية عدد الموظفين في الاجتماعات، بالإضافة إلى عدد من الكراسي المُصممة بخامات وأشكال تتناسب مع استخدام الموظفين بمرونة وأريحية مثل كرسي دوار FS-819A من متجر رؤيا، حيث يوفر الراحة في الجلوس والتحرك بسلاسة وليونة في أرجاء الغرفة.
كما يُنصح أن تكون الطاولات خشبية، فهي تتمتع بمدة صلاحية طويلة، فهي سهلة الصيانة والتنظيف الدوري، بالإضافة إلى توافرها بأشكال عديدة تتناسب مع مختلف الأذواق، أما بالنسبة للطاولات الزجاجية فعلى الرغم من فخامتها وأناقة تنسيقها، إلا أنها قد تحتاج إلى حرص شديد في التعامل معها.
- شاشة عرض:
لا يمكن الاستغناء عن شاشات العرض بمختلف أنماطها في غرفة الاجتماع، فمن خلالها يتم مناقشة الأفكار وتوضيح الخطط المستقبلية وحل المشكلات الحالية، حيث يمكن الاستعانة بجهاز بروجكتور أو شاشة تليفزيون عريضة، والتي يتم من خلالها عرض الوسائط كالصور أو المواد النصية أو الملفات.
- الإنارة:
توزيع الإضاءات في غرف الاجتماعات من النقاط التي لا يمكن الإغفال عنها، حيث يجب توفير الإضاءة القوية والنقية بما يكفي في كل أرجاء الغرفة، كما أنه لابد من وجود نوافذ تسمح بدخول أشعة الشمس من مختلف الاتجاهات، فالإنارة الجيدة تساهم في تحسين أداء الموظفين ودعم تركيزهم أثناء الاجتماع.
- الخزائن والأرفف والأدراج:
لابد أن تتوافر مجموعة من الخزانات المُرتبة بعناية مع بعض الأرفف المعلقة لتخزين الملفات والمستندات الهامة التي غالبًا ما تدور حولها موضوعات الاجتماعات، على أن تكون كبيرة بالقدر الكافي لاستيعاب الملفات، وأن تتمتع بمعايير الأمان؛ مما يحافظ على سريتها وخصوصية كل ملف.
- الأدوات المكتبية (القرطاسية):
يتطلب توافر مجموعة من الأدوات البسيطة في غرف الاجتماعات مثل الأقلام، والدفاتر، والورق الأبيض والملفات الجلدية، على أن يُوضع ملف شامل بكل هذه الأدوات أمام كل شخص موجود بالغرفة؛ حتى يتمكن من خلالها تدوين الأفكار الطارئة لحين يُسمح له بالمشاركة أو تسجيل ما هو مُكلف به من قِبل رئيس العمل.
- السبورة التفاعلية:
تعتبر السبورات التفاعلية من الأدوات الإلكترونية المذهلة، فهي تلعب دورًا كبيرًا في إدارة الاجتماعات وشرح الأفكار والموضوعات بشكل أوضح وأسهل، حيث يمكن الكتابة عليها بشكل مباشر بأي لون تود، كما أنها سهلة الاستخدام والتنسيق في الغرفة، يمكن الاستفادة بها في الشركات الضخمة فقط.
- السماعات والميكروفونات:
نظرًا للعدد الكبير من حاضري الاجتماعات في الشركات الكبيرة والمؤسسات الضخمة يتطلب الأمر توافر مكبرات صوت وميكروفونات يستعين بها رئيس العمل في طرح موضوعاته وكذلك للموظفين للمشاركة بأفكارهم ومقترحاتهم، ويتم اختيارها وتوزيعها تبعًا لمساحة الغرفة وأقصى عدد ممكن من الأشخاص.
- الاتصال:
العصر الحالي يتطلب توفير أجهزة اتصال سلكية ولا سلكية أو الأجهزة التي تمزج فيما بينهما بداخل أي غرفة اجتماعات كبيرة خاصةً بالمؤسسات العسكرية، وهي من العناصر التي يمكن الاستعانة بها في أي موقف، لكن يُنصح بتوفيرها لدى المؤسسات الكبيرة المتشعبة، والتي تضم أعدادًا مهولة من الأقسام والأفراد.
في نهاية المقال اتضح لنا أن اختيار طاولات إجتماع تتناسب مع الغرفة أو مساحة العمل الخاصة بك من الأمور الهامة عند تأسيس شركتك، فهي عنصر رئيسي في أي شركة أو منشأة رسمية، والتي تتم من خلالها الاجتماعات الرسمية بالموظفين، فبقدر الراحة المتوفرة بتنسيق الطاولة يتمتع الموظفون بالاسترخاء والتركيز والمشاركة بفعالية وحماس؛ مما يزيد من طاقة الإبداع لديهم وإبداء آرائهم وأفكارهم المبتكرة.
يوفر متجر رؤيا مجموعة متنوعة من الأثاث المكتبي كالكراسي والمكاتب، والتي تختلف في تصميماتها ما بين اللمسات الكلاسيكية التقليدية أو اللمسات العصرية المبتكرة؛ حتى تتوافق مع مختلف الأذواق.
اقرأ أيضًا: